Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Пошаговая инструкция перехода на электронные трудовые книжки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Согласно трудовому законодательству Российской Федерации, переход на электронную трудовую книжку не является обязательным. Это означает, что работники имеют право выбирать между бумажным и электронным форматом трудовой книжки.
На кого нужно заводить новые бумажные трудовые книжки
Новая трудовая книжка в бумажной форме заводится только для тех сотрудников, которые не отказались от ведения трудовых на бумаге. Менять трудовую не нужно — работники могут продолжать использовать старый бланк даже при трудоустройстве на новое место.
В случае утери или повреждения трудовой книжки необходимо оформить новую. Вкладыш заполняется, когда в старой трудовой заканчивается место для записей. С 1 января 2023 года, вместо потерянных или повреждённых бланков, необходимо заводить трудовые книжки нового образца.
Однако здесь есть некоторые тонкости. Если у работодателя имеются запасы бланков трудовых книжек и вкладышей к ним старого образца, то он, согласно п. 3 Постановления Правительства РФ от 24 июля 2021 года № 1250, вправе без ограничений продолжать использовать их. Иначе говоря, пока у вас есть запас ранее приобретённых бланков трудовых книжек, покупать бланки нового образца или новые вкладыши не требуется.
Изменения, связанные с введением новых бланков трудовых книжек, не затрагивают тех, кто только начинает трудовую деятельность и впервые устраивается на работу. Это связано с тем, что таким сотрудникам не требуется заводить бумажные трудовые. Все данные об их трудовой деятельности работодатели передают в СФР исключительно в электронном виде.
Что будет с бумажными трудовыми книжками?
Если кому-то не хочется лишаться бумажной трудовой книжки – можно не переживать, они останутся. Работодатели продолжают их вести в ряде случаев. Так, в переходном периоде – в 2020 году – вместе с бумажным вариантом весь год придется формировать и электронные сведения.
А вот после 1 января 2021 года бумажные книжки нужно будет вести только на сотрудников, которые до 31 декабря 2020 года напишут об этом заявления. Тем, кто не напишет такое заявление, выдайте их трудовые книжки на руки, а книжки тех, кто написал, храните и заполняйте в том же порядке, что и раньше.
При этом электронные книжки будут вестись всегда, а отказаться от бумажной трудовой работник сможет в любое время.
Как в течение 2020 года, так и позднее у лиц, поступающих на работу и предоставляющих при поступлении бумажные трудовые книжки, принимайте их и ведите дальше.
Лицам, которые начнут работать впервые в 2021 году или позднее, трудовые книжки оформляются только в электронном виде.
Те работники, у кого бумажной книжки при приеме на работу уже нет, должны предоставить вам сведения по форме СЗИ-ТД.
Как принять на работу сотрудника с электронной трудовой книжкой
Согласно законодательству, электронная трудовая книжка равнозначна её бумажному варианту. Поэтому процедура приёма сотрудника с электронной трудовой книжкой не отличается от приёма с бумажной: работодатель получает минимальный набор данных, которые необходимы для заключения трудового договора с соискателем, перечисления ему заработной платы и иных выплат, сдачи отчётности.
Кроме сведений о трудовом стаже, представленных в выписке СТД-Р от предыдущего работодателя, также требуются паспорт, ИНН и СНИЛС. В зависимости от конкретной ситуации могут потребоваться дополнительные документы: военный билет, диплом, медицинская книжка и т.д.
Если специалист кадровой службы сомневается в подлинности предоставленной выписки о стаже, он имеет право запросить выписку из СФР.
В процессе перехода на электронные трудовые книжки организациям нужно подготовить следующие документы:
- приказ о проведении мероприятий по формированию и ведению сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
- приказ о внесении изменений в правила внутреннего трудового распорядка;
- уведомление о формировании и ведении сведений о трудовой деятельности в электронном виде;
- бланки заявлений о выборе работниками способа учета сведений о трудовой деятельности и трудовом стаже, а также о способе предоставления таких сведений.
Нюансы заполнения ЭТК
Электронная трудовая книжка содержит основной перечень информации, который отражается на бумажном аналоге:
- сведения о работнике: фамилия, имя, отчество (при наличии), дата рождения, СНИЛС;
- дата кадрового мероприятия: прием, увольнение, перевод, приостановление, возобновление трудовой деятельности;
- место осуществления труд. функции, включая наименование работодателя;
- вид кадрового мероприятия (прием, перевод, увольнение, приостановление, возобновление);
- занимаемая должность, профессия, специализация, квалификация, структурное подразделение;
- вид труд. функции;
- код выполняемой работы;
- дата, номер приказа или иного документа-основания;
- основания увольнения.
В чём преимущества электронного формата трудовой книжки перед бумажным
У электронных трудовых книжек есть несколько весомых плюсов:
- Работодателю не придется организовывать их хранение и отвечать за сохранность. К хранению бумажных трудовых книжек требования довольно жесткие: нужен сейф и ответственное лицо. С электронной версией всё проще, достаточно вовремя ее заполнять.
- Проще принимать и увольнять удаленных сотрудников. Многие работники оказывают услуги дистанционно и, чтобы их принять на работу на полный рабочий день, нужно придумать, как обменяться кадровыми документами. С электронной версией всё просто — достаточно зайти в систему и внести нужные сведения.
Этапы перехода на электронные трудовые книжки
Сразу скажем, что в 2020 году трудовые книжки в бумажном виде останутся, но вместе с бумажным вариантом надо будет вести электронный. Данные, которые все будут вести в электронном виде – сведения о трудовой деятельности работника.
Переход с бумажных на электронные книжки будет постепенным и предусматривает несколько этапов.
- у работников, которые начали трудовую деятельность до 2021 года, есть выбор. До 30 июня 2020 года все работодатели должны уведомить своих сотрудников про изменения по трудовым книжкам. Далее у работника есть время подумать, нужна ему бумажная трудовая книжка или он хочет, чтобы сведения про его трудовую деятельность вели в электронном виде. Время на раздумья до 31 декабря 2020 года — к этому дню работники пишут заявления о своем выборе (бумажная книжка или электронные сведения);
- тем, кто начнет работать в 2021 году или позднее, все трудовые книжки будут оформлять только в электронном виде.
Работодателям и работникам имеет смысл подготовиться к переходу на электронные трудовые книжки — разработать шаблоны уведомлений и заявлений, а также привести в порядок записи в бумажных трудовых. Как перейти на электронные трудовые без проблем? Приведем пошаговый алгоритм действий (инструкцию для работодателя).
Что станет с бумажными трудовыми книжками?
С 2020 года бумажный формат трудовых книжек останется в качестве варианта, дублирующего цифровые данные. В этот период на кадровые службы ложится большой объем работы, связанный с переносом сведений в электронный формат и одновременным ведением в старом формате БТК.
Для работодателей до 30 июня 2020 года необходимо письменно уведомить каждого сотрудника о нововведении в трудовое законодательство — образец уведомления.
Трудовые книжки в привычном нам виде потеряют актуальность. Исключение составят лишь те, по которым граждане обратятся с заявлением к работодателю о продолжении ведения и хранения бумажной книжки. Остальным, кто до 31 декабря 2020 года не подадут заявление, выдадут на руки бумажные ТК, а информация будет храниться и накапливаться только в электронном виде.
Образец заявления о переходе на электронную трудовую книжку
С наступлением 2021 года трудовые книжки будут переведены на цифровой формат. Тем, кто будет трудоустраиваться впервые после 1 января 2021 года, бумажный вариант открываться больше не будет.
Суть электронной трудовой книжки
Электронная трудовая книжка работника, сокращенно ЭТК, — документ, который включает в себя основную информацию о сотрудниках компаний. Все эти сведения хранятся в информационных ресурсах Пенсионного Фонда РФ. Электронная трудовая книжка содержит следующие данные:
- Полное имя, дата рождения, номер свидетельства СНИЛС.
- Место, где человек работает.
- Специальность на рабочем месте, уровень квалификации, вид деятельности, которую осуществляет сотрудник.
- Дата, когда сотрудник был принят на работу, перемещения в отделах и должностях, а также причины изменений.
- Если работник, на чье имя заводится электронная трудовая книжка, является совместителем, отображаются данные о совмещении профессии.
- Повышение квалификации и получение новой специальности также находит здесь свое отражение.
- Если сотрудник имеет запрет на ведение определенных видов деятельности, это указывается в ЭТК.
- Опыт работы на Крайнем Севере и в районах, приравненных к нему.
- Указываются места работы до 2020 года, отображаются сведения о работодателях в этот период.
Новая статья в Трудовом кодексе
В Трудовой кодекс добавляется новая статья 66.1, описывающая, когда и как вносить информацию в электронную книжку, передавать ее работникам и в Пенсионный фонд (ПФР). Именно он, а не Минтруд, как можно было бы предположить, будет собирать все данные о работе россиян. ПФР стал таким оператором, потому что у него уже есть опыт надежного хранения сведений.
В ПФР разработаны формы, в виде которых данные должны поступать в фонд и предоставляться из инфосистемы гражданам. Теперь при увольнении работодатель обязан выдать работнику распечатанные и заверенные сведения из его электронной трудовой книжки, правда, только по своему предприятию.
Их можно будет предъявить при новом трудоустройстве. Информацию можно получить в своем кабинете на сайте ПФР, на Госуслугах либо в МФЦ, что особенно удобно, если работа была дистанционной.
Помимо этого, и во время работы сотрудник всегда может проверить онлайн правильность заполнения трудовой книжки, проконтролировать свои кадровые назначения и т.д. Но в инфосистеме будут только свежие сведения (с 2020 года) — полностью оцифровывать бумажные книжки пока не планируют.
Что должен знать работодатель
Речь о том, что нужно переходить на цифровой документооборот по труду, шла уже давно. Но не все работодатели успели подготовиться к переходу. Поэтому есть множество вопросов, которые возникают:
- Нужно ли приобретать специальное программное обеспечение? Нет, ничего дополнительно покупать не нужно. Все данные о работниках будут храниться в базе Пенсионного фонда, поэтому для их передачи нужно будет использовать обычные каналы телекоммуникационной связи, которые применяются предприятием для сдачи отчётности в иные контролирующие органы.
- Как будет осуществляться перенос информации с бумажного носителя в цифровой вид? Таких действий производить не нужно будет. Те работники, которые хотят, чтобы в 2020 года их книжки о труде велись в электронном виде, должны написать соответствующее заявление. Бумажные варианты будут возвращены им на руки. Всю ответственность за хранение этих сведений теперь будет нести владелец документа.
- На чьё имя нужно писать заявление, если работник хочет сохранить право пользования бумажным документом? Заявление пишется на имя работодателя. Он должен вовремя оповестить своих работников о переходе на цифровые документы и попросить желающих работать с бумажным вариантом написать соответствующее заявление.;
- Есть ли какие-то специальные памятки для сотрудников и работодателей, чтобы осуществить переход без ошибок? На официальном сайте ПФР есть подробная памятка.
Уведомление работников об изменении трудового законодательства
Все без исключения работодатели должны были уведомить своих работников об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с отказом от бумажных трудовых книжек и переходом на формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
В уведомлении работники извещались о праве выбора варианта ведения своей трудовой книжки – в бумажном или электронном виде, а также о порядке реализации данного права (п. 4 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Указанное уведомление необходимо было в письменной форме направить каждому работнику. Сделать это первоначально требовалось до 30 июня 2020 года включительно. Но в середине года указанный срок был перенесен на 31 октября 2020 года включительно (постановление Правительства РФ от 19.06.2020 № 887).
Продолжение ведения бумажных трудовых книжек
Работодатели должны продолжить ведение трудовых книжек в бумажной форме в отношении тех работников, которые подадут заявление о сохранении бумажной трудовой книжки. Причем бумажные трудовые за такими работниками сохранятся даже в случаях последующего трудоустройства к другим работодателям (ч. 4 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
За работниками, которые до 31 декабря имели возможность, но не подали работодателю заявление о выборе варианта ведения трудовой книжки, трудовые книжки на бумажном носителе также сохранятся. Соответственно, и в отношении таких сотрудников работодатели должны будут продолжать вести и хранить бумажные трудовые книжки (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
Однако при трудоустройстве к новому работодателю после 31 декабря 2020 года сотрудники, не заявившие о выборе варианта ведения трудовой книжки, не смогут рассчитывать на сохранение бумажной трудовой книжки. На новых работодателей обязанность по ведению бумажных трудовых книжек таких сотрудников не распространяется.
Подготовка к переходу на электронные трудовые книжки
В частности, следовало внести изменения в Положение о ведении и хранении трудовых книжек, предусмотрев в нем возможность формирования и ведения электронных трудовых книжек. В правила внутреннего трудового распорядка вносятся изменения, касающиеся оформления трудовых книжек при приеме на работу.
Если сотрудники перешли на электронные книжки, то в Книге учета движения трудовых книжек ставится дата выдачи бумажных трудовых книжек на руки работникам, а также вносится их расписка о получении трудовой книжки.
Если какие-либо коллективные договоры содержали порядок ведения трудовых книжек, то в них также прописывается возможность их ведения в электронном виде.
Кроме того, работодатели обязаны были обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности в электронной форме, а также к хранению указанных сведений в информационных ресурсах ПФР.