Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Акты, справки, заявления (образцы документов)». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Каких-то определенных требований к оформлению такого документа не существует. Здесь рекомендуется пользоваться стандартными правилами. Так, если принято решение составить акт на листе бумаги, следует использовать формат А4.
Как составить акт консервации оборудования в 2023 году?
Многие компании используют печатный вариант заполнения, но и рукописный документ обладает такой же юридической силой. Если компания использует фирменный бланк, он обязательно должен быть утвержден внутренними правилами.
Ошибок в документе быть не должно. При их обнаружении акт рекомендуется оформить заново. Ведь если обнаружится, что здесь искажена какая-то информация, документ может быть признан недействительным.
Как и любой официальный документ, этот акт должен иметь «шапку», основную часть и завершение. Оформление может быть произвольным. Но в том случае, если консервации подлежит сразу несколько оборудований, сведения о каждом из них нужно указывать отдельным пунктом. Также здесь уместным будет использование таблицы со всеми необходимыми графами.
Независимо от того, какой вариант внесения информации был выбран, все ответственные лица должны проставить «живые» подписи. При отсутствии хотя бы одного автографа документ нельзя будет считать действительным.
Процесс оформления акта консервации оборудования в 2022 году
Как уже мы говорили в начале, конкретных установок к оформлению акта не предусмотрено. Просто пользуйтесь стандартами. То есть используйте лист формата А4, не допускайте ошибок, придерживайтесь структуры шапка, основная часть, заключение. Допускается как печатный, так и вариант заполнения от руки.
Если ваша компания консервирует более одной единицы оборудования, каждое из них должно быть оформлено под отдельным пунктом. Зачастую для этого используют таблицы. Если у вашей компании есть бланк для этого акта, убедитесь что он утвержден внутренним уставом предприятия.
Не зависимо от выбранного формата, все ответственные должностные лица обязаны поставить свои подписи. Отсутствие хотя бы одной будет служить поводом для признаний документа недействительным.
Зачем нужен акт консервации оборудования и кто его подписывает
На первый взгляд, рассматриваемая нами сегодня ситуация – может быть решена и без оформления акта и всё, что нужно – просто отключить и изолировать необходимое оборудование. Однако, это не так!
Вот почему так важно оформить всё, согласно букве закона:
- Упрощение процедуры учёта сотрудниками компании финансовых активов предприятия.
- «Заморозка» расходов, которые связаны с обслуживанием, а также ремонтом и амортизацией используемого оборудования.
- Наличие документального доказательства того, что данная организация отказалась от использования, установленного в акте консервации, оборудования, а вместе с этим – снижение налога на прибыль.
Решение о переводе на консервацию принимает комиссия
Для перевода объекта на консервацию руководитель назначает специальную комиссию, которая принимает решение о необходимости такого решения. Она может состоять из представителей администрации, технических служб, руководителя соответствующего подразделения, к которому относятся объекты основных средств, подлежащие консервации, сотрудники бухгалтерии и экономических служб.
Именно эта комиссия проводит инвентаризацию и подписывает акт о консервации. Подпись комиссии на акте подтвердит, что объект переведен с соблюдением всех технических процедур. Если же в результате их нарушения основное средство получит повреждения во время консервации (например, из-за неслитой жидкости на морозе разорвало шланги), ответственны за это будут члены комиссии.
Как вывести оборудование
В разных организациях вывод оборудования из эксплуатации может производиться по-разному. Тем не менее, существует некоторый общий порядок действий, который рекомендуется соблюдать всем компаниям.
Для начала отдельным приказом директора фирмы следует создать комиссию. В ее состав требуется включить работников предприятия из разных отделов, в том числе технического специалиста, бухгалтера и, к примеру, юриста.
В рамках исполнения поставленных задач, комиссия осматривает оборудование, проверяет его состояние, а затем формирует акт, в котором указывает его характеристики, а также причины, по которым оборудование подлежит выводу из эксплуатации.
На основе результатов деятельности комиссии, директор предприятия пишет еще один приказ и уже после этого проводится вся необходимая процедура по завершению работы и демонтажу техники.
Бланк акта консервации оборудования
Р уководители большинства организаций, хотя бы один раз, сталкиваются с ситуацией необходимости временной «заморозки» оборудования с последующим его введением в эксплуатацию.
Однако, согласно действующему законодательству Российской Федерации – нельзя просто отключить его, а факт консервации – должен быть оформлен при помощи акта консервации оборудования, образец и бланк которого мы предлагаем скачать вам в форматах Word и PDF.
При этом, исходя из практики юристов сайта «Юридическая скорая помощь» — 70% составителей данного документа допускают одни и те же ошибки, которые впоследствии, становятся причинами серьёзных проблем для компании.
О правилах оформления акта и требованиях, предъявляемых к данному процессу, законодателем, расскажет автор и специалист, Олег Устинов.
Особенности проведения консервации
Основная цель консервации сводится к обеспечению сохранности технических и эксплуатационных свойств объектов основных средств на период простоя с возможностью дальнейшего восстановления их функционирования. Например, консервация актуальна при временном прекращении производственной или иной деятельности учреждения, приостановке строительства, отсутствии работ сезонного характера, а также в иных случаях, когда объекты временно не используются.
Обратите внимание: консервация не проводится в отношении объектов основных средств, непригодных к эксплуатации по причине морального или физического износа, они подлежат списанию с учета на основании решения постоянно действующей в учреждении комиссии по поступлению и выбытию активов.
Процедура консервации должна быть экономически выгодна для учреждения, поскольку связана с дополнительными расходами, требующимися для доведения временно не эксплуатируемых основных средств до состояния, в котором обеспечивается их наилучшая сохранность, а также для их поддержания в исправном состоянии.
В некоторых случаях объект будет выгоднее продать или ликвидировать, чем консервировать. Поэтому необходимо взвесить все за и против, реально оценить целесообразность проведения указанной процедуры.
Порядок документального оформления операций по переводу основных средств на консервацию и их расконсервации не урегулирован законодательными актами по ведению бюджетного учета, поэтому учреждение должно разработать его самостоятельно. Предлагаем следующий алгоритм действий.
Какие основные средства подлежат консервации?
Консервировать можно любой объект, который относится к ОС. То есть который зафиксирован на счете 01. Для указания предмета на этом счете должны быть соблюдены условия:
- ОС эксплуатируется в рамках производства, требуется или для работы компании, или для управления ей. К примеру, к ОС относится служебное авто, но не относится монумент из мрамора.
- Объект эксплуатируется больше года. То есть объекты краткосрочной эксплуатации (упаковка и прочее) не будут отнесены к ОС.
- Компания не планирует перепродавать предмет. К примеру, имущество, приобретенное для дальнейшей реализации, к основным средствам не относится.
- Предполагается, что объект принесет выгоду. К примеру, земельный участок компании используется для высаживания овощей с их дальнейшей продажей.
К ОС будут относиться здания, служебные транспортные средства, оборудование, оргтехника, природные ресурсы.
ВНИМАНИЕ! Природные ресурсы не консервируются, так как на них не начисляется амортизация. То есть утрачивается мотивация к проведению мероприятия.
Особенности проведения
Консервация является обязательной процедурой для тех предприятий, которые имеют стратегическое назначение, влияющие на экономическое положение государства, а также отвечающие за его безопасность. Также эта операция проводится и в учреждениях, которые являются собственностью государства.
Стоит отметить, что в таком случае нет необходимости уточнять долю государственной собственности в капитале предприятия. Порядок выполнения консервации указан в положениях. Их обязательно нужно учитывать при проведении данной операции, особенно если для этого привлечены средства государства. А также в случае, если процедура осуществляется за счет других источников. Таким образом, не имеет значение, какова форма собственности предприятия.
В этом вопросе важен только источник финансирования. Необходимо сосредоточиться на том, как решаются вопросы консервации и что вообще представляет собой данная процедура.
Точное определение, что такое консервация, указано в одном из положений. Своими словами это понятие можно изложить так: консервация объектов ОС представляет собой целый комплекс мероприятий, которые направлены на хранение ОС на протяжении длительного периода с возможностью возобновления функционирования, если прекращена производственная деятельность.
То есть в случае, когда основные средства временно невозможно использовать, их можно законсервировать. Консервация возможна на срок до трех лет. Когда срок действия консервации прекращается, то необходимо провести обратную процедуру – расконсервацию, а также решить, как дальше использовать основные средства или же вовсе их ликвидировать. Предприятия, которых не касаются положения, могут законсервировать ОС на более продолжительный период.
Стоит отметить, что данная процедура выполняется на основании тех документов, которые указаны в положениях. Если предприятие не попадает под критерии, которые также прописаны в положениях, то данная операция выполняется по их личному решению.
Данное решение должно быть оформлено в качестве приказа от руководителя, оно принимается в общем собрании акционеров. Все зависит от тех правил, которым подчиняется все предприятие. Прежде чем совершить данную процедуру, необходимо составить проект. Такой проект может основываться на рекомендациях, которые дает специальная комиссия.
Порядок проведения мероприятия
Проведение консервации строго регламентируется для государственных и бюджетных субъектов. Коммерческая фирма более свободна в проведении мероприятия. Однако она все равно должна соблюдать ряд правил. В частности, консервация подразделяется на эти этапы:
- Принятие решение о консервации на общем собрании.
- Оформление приказа о консервации.
- Инвентаризация основных средств.
- Оформление акта о переводе на консервацию.
- Отражение процедуры в бухгалтерской программе.
Почему нужно оформлять и акт, и приказ? Может ли один документ заменить другой? Нет. Эти документы имеют принципиальные различия:
- Приказ требуется для отражения намерения, акт служит подтверждением уже случившегося факта.
- Приказ является обязательной бумагой для проведения консервации, акт считается желательным к оформлению документом.
- Распоряжение подписывает только руководитель, акт подписывается всеми участниками комиссии.
5.3.1. Технология консервации азотом паротурбинного оборудования принципиально не отличается от технологии азотной консервации котельного оборудования.
5.3.2. Заполнению азотом подлежат: внутреннее пространство турбины, паровое и водяное пространство подогревателей и конденсатора, деаэратор, насосы и трубопроводы в пределах турбинной установки.
5.3.3. Заполнение внутреннего пространства оборудования азотом осуществлять через верхние точки заполняемого объема. Выпуск вытесняемого азотом воздуха производить из нижних точек объема. При этом направление потоков азота организовать таким образом, чтобы не было «мертвых» зон, в которых мог бы остаться воздух. С этой целью, как ввод азота, так и выпуск вытесняемого воздуха следует в зависимости от местных условий производить в нескольких точках. Например, заполнять азотом раздельно турбину, деаэратор, паровое пространство ПВД, конденсатопровод от конденсатного насоса до деаэратора, водяное пространство конденсатора (рис. 7). Контролировать заполнение оборудования азотом следует в соответствии с п.п. 4.4.6 и 4.4.7 настоящих Методических указаний.
5.3.4. Трудность консервации азотом паротурбинного оборудования связана с наличием большого числа возможных утечек азота и со сложностью уплотнения этих мест.
5.3.5. Для уменьшения утечек азота герметизировать концевые уплотнения турбин, сальники насосов, телескопическое соединение между турбиной и конденсатором, штоки всех клапанов, вентилей и задвижек, уплотнения корпусов подшипников, сливные маслопроводы, масляные баки и другие места возможных утечек газа.
5.3.6. Герметизацию осуществлять с помощью мягкой листовой маслобензостойкой резины толщиной 10 — 50 мм марок А и Б, приклеиваемой к металлу клеем № 88Н.
5.3.7. При герметизации кольцевых отверстий вырезать из резины кольцо с внутренним диаметром немного меньшим, а наружным диаметром на 10 — 20 мм большим диаметра уплотняемого штока с тем, чтобы резина плотно, но без большого растяжения охватывала шток (вал) и хорошо перекрывала кольцевой зазор. Если это кольцо не может быть надето на шток (вал), оно разрезается по радиусу острым ножом так, чтобы плоскость разреза была наклонена к торцовой плоскости кольца под углом 30 — 45°.
5.3.8. Склеиваемые поверхности металла и резины покрываются тонким слоем клея № 88Н; после полного высыхания снова наносится тонкий слой его и быстро, пока второй слой клея не подсох, соединяются склеиваемые поверхности, слегка прижимаются одна к другой заранее заготовленными деревянными или металлическими накладками, распорками, стяжками, грузом и оставляются в таком виде на 48 ч. Сильно прижимать резину не следует, так как она при этом деформируется, а клей может быть выдавлен, что ухудшит склеивание.
5.3.9. При больших диаметрах уплотняющих колец резина изменяет первоначальную форму под действием собственного веса, что затрудняет ее приклейку. В этом случае не следует наносить второй слой клея сразу на всю площадь склеиваемых поверхностей. Сначала надо смазать и склеить небольшой участок резины (шириной 2 — 5 см) и такой же участок металлической поверхности. После соединения этих участков произвести склеивание следующих небольших участков и далее по всей площади кольца. При соединении смазанных участков резины и металла не следует даже в очень слабой степени растягивать резину, так как в этом случае длина ее окажется большей, чем нужно, и придется какой-то кусок отрезать, а, кроме того, напряженная резина может впоследствии местами отстать от металла.
11.1.1. Перед консервацией произвести сушку статора и системы охлаждения. Для этого после останова генератора и закрытия задвижек водяных магистралей газоохладителей подать в систему охлаждения генератора сжатый сухой воздух или воздух от калориферов. В отдельных типах генераторов для этого можно использовать систему пожаротушения, подключая ее к магистрали сжатого воздуха. Продувка должна обеспечить полное удаление влаги из всей системы охлаждения. После этого воздуховоды статора со стороны камер холодного и горячего воздуха закрыть специально изготовленными щитами.
11.1.2. Все имеющиеся неплотности проклеить тканью 500 на клее № 88Н или промазать замазкой ЗЗК-3у.
11.1.3. Уплотнения вала генератора в торцовых крышках заполнить смазкой К-17 или другой смазкой (см. приложения 1 и 2).
11.1.4. Для предотвращения увлажнения изоляции обмоток внутрь статоров вложить пакеты с силикагелем из расчета 2,5 г на 1 дм3 объема. Силикагель должен быть расфасован не более чем по 250 г в пакете. Периодически, по мере увлажнения, силикагель заменять.
11.1.5. Газоохладитель отключить от магистрали охлаждающей воды, слить из него воду, после чего подвести к нему линию сжатого воздуха. Продувку вести до полного удаления влаги из внутренней полости охладителя. После окончания сушки промазать фланцы смазкой К-17 и заглушить.
11.1.6. Вынуть угольные щетки из щеткодержателей, завернуть их в мягкую ткань так, чтобы предохранить приработавшиеся поверхности от повреждения, и прикрепить их бечевкой к обоймам щеткодержателей.
11.1.7. Протереть контактные кольца генератора и коллектор возбудителя обтирочной ветошью, смоченной уайт-спиритом или бензином. Консервируемую поверхность вытереть насухо чистой ветошью, после чего покрыть слоем коллекторного воска или парафина толщиной 0,2 — 0,5 мм.
Для предотвращения запыления коллекторов и колец их следует, кроме того, обмотать сухой кабельной бумагой, которую закрепить на коллекторах тафтяной лентой. Для создания большей влагонепроницаемости поверх бумаги наложить слой полиэтиленовой пленки.
11.1.8. Вал генератора и возбудителя протереть обтирочной ветошью, смоченной растворителем, просушить и покрыть смазкой К-17.
11.1.9. Возбудитель вместе с подвозбудителем закрыть пыленепроницаемым чехлом (например, из промасленной перкали или ткани 500).
11.1.10. Не реже одного раза в год мегаомметром 1000 В проверять сопротивление изоляции цепей статора. Если оно окажется менее 3 МОм/кВ номинального напряжения, произвести профилактическую сушку путем подключения обмоток статора к источнику низкого напряжения (220 — 380 В на обмотки 3 — 10 кВ). Для этой цели должен быть предусмотрен специальный трансформатор, который можно было бы подключить к любому из электродвигателей или генераторов, используя, например, системы шин собственных нужд и генераторного напряжения. При этом должна быть обеспечена вентиляция статора.
Полная проверка изоляции должна производиться в соответствии с «Нормами испытания электрооборудования» (М.: Атомиздат, 1976).
11.1.11. Консервацию опорных подшипников и шеек валов производить в соответствии с методом консервации аналогичных элементов турбинного оборудования (см. разд. 5.4).
11.1.12. При наличии на электростанции установки для подачи азота качество консервации можно улучшить путем подключения системы охлаждения к магистрали азота с избыточным давлением не более 5 кПа (0,05 кгс/см2). К магистрали азота целесообразно также подключить газоохладитель.
11.1.13. Все мероприятия, выполняемые при консервации генератора, фиксировать в специальном отдельном для каждого генератора журнале, где должны быть графы для отметок о проверках и выводе из консервации.
Унифицированные бланки для оформления такого документа не предусмотрены. Соответственно, здесь разрешен свободный стиль составления. Хотя компаниям разрешается разрабатывать фирменные бланки, которые будут закреплены учетной политикой. При желании стандартный шаблон можно скачать в сети.
Основные причины для консервации
Существует целый ряд причин, по которым может возникнуть необходимость в проведении данного мероприятия. Наиболее популярные из них:
- организация временно прекратила свою деятельность;
- эксплуатация оборудования в определенный промежуток времени является нецелесообразной;
- аварии, из-за которых использовать оборудование нет возможности. Причем аварии могут быть как природными, так и техногенными;
- оборудование находится в ремонте более трех месяцев, соответственно, в производстве оно использоваться не может;
- эксплуатация оборудования является сезонной.
Типичные ошибки при заполнении документа
Так как у документа нет единой формы, его составляют в произвольной. Правда практика налоговых и аудиторских проверок показывает, что бухгалтеры, заполняя документ, систематически допускают ошибки. Вот самые основные:
- ошибки в написании слов и чисел (в вычислениях);
- дописывание текста;
- записи, сделанные карандашом;
- разные цвета чернил;
- непрописанная дата составления документа;
- неправильно указано наименование организации;
- не расшифрован факт хозяйственной или производственной деятельности;
- подписание документа лицом, действующим от чужого имени без полномочий или с превышением предоставленных полномочий;
- бросающееся в глаза механическое воздействие на документ (искусственное состаривание, маскировка части текста);
- акт составлен на листах разного качества.
Конечно, все вышеперечисленные ошибки не могут свидетельствовать о недействительности документа. Вполне возможно такое заполнение было связано с объективными причинами.
Важно! Инспекция федеральной налоговой службы всегда проявит интерес к таким документам, так как посчитает их оформленными ненадлежащим образом. А значит, налоговая служба откажется возместить организации НДС и уменьшить налогооблагаемую базу прямого налога, взимаемого с прибыли организации.