Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «РКО: скачать бланк в Word или Excel». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Строка «Организация». Указывается наименование организации (например, ООО «Морковь»). Если РКО заполняет ИП, то так и указываем (например, ИП Сергеев П.П.) В строчке ниже указывается наименование и код структурного подразделения в организации.
Если структурных подразделений нет — ставится прочерк. Строка «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.
Поле «Номер документа». Указывается порядковый номер РКО в соответствии с журналом регистрации приходных и расходных кассовых документов. По правилам кассовые документы нумеруются по порядку с начала каждого календарного года.
- Расчет лимита кассы: копейка в копейку, № 15
- БСО: когда, зачем и почему, № 14
- Скоро кассовый чек будет приходить на мобильный телефон, № 12 2015 г.
- Наводим порядок в кассе и наличных расчетах, № 17
- «Чужаки» в зарплатной ведомости, № 16
- Как оформить РКО при выдаче зарплаты наличными, № 12
- Касса: продолжаем осваивать новые правила, № 18
- Поставщик пришел за наличными: выдаем деньги правильно, № 18
- Ведем кассу по новым правилам, № 17
- Что, кому и как теперь можно выдать наличными, № 14
- Касса: формы — прежние, правила ведения — новые, № 12
- По выручке или по расходам: выбираем формулу кассового лимита, № 8
- Вмененщик оказывает услуги населению: выдаем БСО или чек ККТ?, № 5
- Новый кассовый порядок: проще, но не для всех, № 2
Основные требования Банка РФ
Необходимо распорядительным документом (Приказом) установить лимит остатка денежных средств в кассе, который рассчитывается по формуле в соответствии с Указанием Банка России.
Важно: Субъекты малого предпринимательства и ИП в соответствии с Письмом ФНС России от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338 могут не устанавливать лимит остатка наличных денег.
Все операции с наличностью оформляются кассовыми документами и отражаются в кассовой книге. Так, операции по приходу, расходу наличных оформляются приходными или расходными кассовыми ордерами (можно составлять один ПКО и один РКО после закрытия смены).
Поступление и выдача наличных денежных средств отражается в кассовой книге (КК), записи в ней делаются по каждому ПКО и РКО. В конце рабочего дня кассир сверяет наличные деньги в кассе с суммой остатка по КК, заверяет записи в ней подписью. При отсутствии в течение дня движения денег по кассе запись в КК не делается.
Правильность заполнения
Применение расходного кассового ордера регламентировано Положением БР 373-П. Законодательством также закреплено понятие этого документа.
РКО является первичным документом, который используют юридические лица, чтобы отражать в бухгалтерском учете расход наличных средств.
Уполномоченные лица обязаны его оформлять под каждую расходную операцию, связанную с движением наличности из кассы организации. Для этого оформляется соответствующий бланк РКО. Все действия, которые могут проводиться в такой ситуации, например, индивидуальным предпринимателем регламентируются Указанием ЦБ от 11 марта 2014 г. «О порядке ведения кассовых операций ИП».
Для предприятий выписаны определенные правила оформления, согласно которым распределяются обязанности по заполнению соответствующего бланка. В разных ситуациях эту операцию имеют право заполнять следующие лица:
- главный бухгалтер (при наличии этой штатной единицы);
- кассир предприятия;
- первый руководитель либо индивидуальный предприниматель самостоятельно.
Срок действия ордера ограничен. На сегодняшний день он составляет 1 рабочий день. Это значит, что выписанная по документу сумма должна быть получена в ту дату, которая в нем указана. Если такая возможность получения отсутствует, то необходимо оформить новый бланк.
Чтобы не ошибиться в оформлении, стоит внимательно изучить пример заполнения расходного кассового ордера. Никаких исправлений даты (зачеркивание, замазывание корректором, другие правки) или иной информации не допускается. Достаточно одного экземпляра.
Правовые аспекты выплаты отпускных
Работодатель несет ответственность, если не выплачивает отпускные в срок. Так же, как и в случае с несвоевременной выплатой заработной платы, при задержке хотя бы на один день, сотрудник может потребовать компенсацию. Рассчитывается она исходя из 1/300 от 8,25% (ставка рефинансирования), умноженных на сумму начисленных отпускных. Это и будет компенсация за один день просрочки. Ее нужно будет умножить на количество дней, которые прошли с момента обязанности выплатить отпускные и до момента погашения обязательств перед работником.
В законодательстве сказано, что отпускные нужно выплатить за три дня до начала отдых сотрудника. Возникает вопрос: рабочих или календарных? По этому поводу мнения противоречивы. С одной стороны, раз отпуск рассчитывается в календарных днях, то и обязательство работодатель, по идее, должен погасить за три календарных дня.
Но если брать объективное обоснование, то согласно письму Роструда № 3707-6-1 от .12. отпускные нужно выплатить за три рабочих дня.
Работодатель несет административную ответственность за невыплаты отпускных. Трудовая инспекция может наложить штраф как на организацию, так и на ее руководство. Индивидуальные предприниматели не освобождены от ответственности. Также может быть применена санкция в виде приостановки деятельности на срок до 90 дней. При неполной выплате отпускных и задержке оставшейся части задолженности на срок более 3-х месяцев, руководство также будет оштрафовано. Могут быть применены меры вплоть до уголовного наказания.
Основные правила заполнения и применения
Расходный кассовый ордер (далее РКО) – первичный документ, использующийся индивидуальным предпринимателем для отражения в бухгалтерском учете расхода наличных средств. Фактически он оформляется при каждой операции расхода (выплаты) денежных средств из кассы предприятия наличными.
Порядок ведения кассовых операций на предприятиях и соответственно применение расходного ордера в учете закреплены на законодательном уровне. Таким регламентирующим законодательным актом является Указание ЦБ Российской Федерации «О порядке ведения кассовых операций ИП» последняя редакция 11.03.14 г.
Рассмотрим главные правила оформления РКО.
Отсутствие или ненадлежащее оформление первичных кассовых документов, к которым, в частности, и относится расходный кассовый ордер, может повлечь для налогоплательщика штрафные санкции в соответствии со ст. 120 Налогового кодекса Российской Федерации.
Так согласно этой статье грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, если эти деяния совершены в течение одного налогового периода, при отсутствии признаков налогового правонарушения, влечет взыскание штрафа в размере десяти тысяч рублей.
При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается отсутствие первичных документов, в том числе первичных кассовых документов.
Также отсутствие первичных кассовых документов у организации может стать основанием в отказе налогового органа признать указанные расходы организации в целях налогообложения прибыли или единого налога в соответствии с упрощенной системой налогообложения (объект налогообложения – доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов).
Когда можно обойтись без ведомости, а когда — нельзя
Если зарплату в кассе получает только один работник или у вас в организации вообще мало работников, то при выдаче зарплаты можно обойтись и без ведомости, то есть составить отдельный РКО на выдачу денег каждому работнику. Это не будет нарушением, потому что выдача зарплаты по РКО предусмотрена в Указании № 3210-У наряду с выдачей по ведомост ип. 6 Указания .
Но тогда расходный ордер нужно оформлять уже по общим правилам — с указанием ф. и. о. и паспортных данных работника и получением его подписи. Также такой РКО должен будет подписать директор, ведь в этом случае расходный ордер служит еще и письменным поручением руководителя выдать зарплату из кассы.
Составить ведомость на единственного работника тоже можно, если вам так по какой-то причине удобнее. Тогда работник должен расписаться только в ведомости, а в составленном на ее основании РКО он свою подпись уже не ставит.
Каждый сотрудник может рассчитывать на возможность ухода в ежегодный и при этом оплачиваемый отпуск. Для подтверждения данного факта оформляется документ, который называется запиской-расчетом о предоставлении отпуска работнику (форма Т-60). Он также служит для расчета размера начисляемых сотруднику отпускных.
Данная форма должна быть заполнена на обеих сторонах.
На лицевой стороне данные вносит кадровик (основанием для заполнения формы является приказ на отпуск).
Оформление кассовых операций производится в момент проведения действий по приему или выдаче наличности.
Предприятие может иметь несколько операционных касс, но ведение кассовой книги, выписка ордеров, учет операций ведется в основной кассе компании.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален.
На разовые выплаты безопаснее оформить расходный ордер и ведомость
«…У нас в штате почти все работники получают зарплату на карточку. Но новичкам выдаем деньги из кассы. В этом году оформлен только один новый работник. Вправе ли мы с этого года оформить выдачу денег только расходным ордером или надо составлять еще и платежную ведомость?..»
Расходный кассовый ордер — один из документов кассовой дисциплины, используемый для оформления каждой выдачи наличных денежных средств из кассы ИП или организации.
РКО формируется в одном экземпляре и подписывается:
Руководителем организации
Кассиром, главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — лицо, их заменяющее)
Получателем денежных средств
Оформленный расходный ордер остаётся в кассе. Но перед тем этим его нужно зарегистрировать в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов ().
Исправления и помарки в РКО категорически не допускаются!
ВНИМАНИЕ: с 1 июня 2014 года установлен новый порядок ведения кассовых операций, согласно которому ИП могут не оформлять Приходный и Расходный кассовый ордер, а также не вести кассовую книгу (Указания ЦБ РФ № 3210-У).
В соответствии с нормами Положения Банка России №373-П применение расходного кассового ордера по форме КО-2 допускается в следующих обстоятельствах:
- перечисление денежной выручки организации на расчетный банковский счет;
- при выдаче наличности сотруднику, если от него требуется осуществление действий в интересах организации. В документе прописывается сумма выдаваемых средств и срок, на который деньги выдаются. Также указывается конкретная цель выдачи, не противоречащая ;
- при выдаче наличности работнику для его личных расходов;
- при снятии наличности предпринимателем для нужд собственного предприятия, в котором он является единственным сотрудником.
Независимо от того как подготовлены документы, от руки или на компьютере, применяются расходные ордера исключительно в бумажном виде.
Обусловлено это необходимостью подписей на РКО ответственного субъекта, а также лица, принимающего деньги. Заверение расходного ордера посредством электронно-цифровой подписи законом не дозволяется.
Расходный ордер необходим для надлежащего оформления процесса выдачи наличности из кассы. В документе отмечается не только сумма, но и принявшее ее лицо. Обязательно указываются основания выдачи.
В каких случаях заполняется форма расходного кассового ордера
Расходный кассовый ордер заполняется, когда выдаются на руки наличные денежные средства в следующих случаях:
когда сдается в банк денежная выручка для перечисления на расчетный счет, тогда в строке «Основание» прописывается: «Наличная выручка для перечисления на расчетный счет банка»;
при выдаче денег под отчет (подразумевается использование наличности для осуществления предпринимательской деятельности сотрудником компании в целях данного предприятия) денежные средства выдаются по письменному заявлению получателя (подотчетного лица), документ составляется в произвольной форме, в нем указывается сумма средств к выдаче и период, на который она выдается;
при выдаче наличных денежных средств сотруднику компании для личного использования, например, или материальная помощь. В этом случае в строке «Основание» допустима формулировка — «Для личных нужд»;
когда необходимы наличные средства для нужд предприятия. В этом случае в документе необходимо указать конкретную цель для выдачи денег. В строке «Основание» можно указать: «Выдача денег для оплаты услуг» или «Наличные средства на приобретение товара».
Правовые аспекты выплаты отпускных
Работодатель несет ответственность, если не выплачивает отпускные в срок. Так же, как и в случае с несвоевременной выплатой заработной платы, при задержке хотя бы на один день, сотрудник может потребовать компенсацию. Рассчитывается она исходя из 1/300 от 8,25% (ставка рефинансирования), умноженных на сумму начисленных отпускных. Это и будет компенсация за один день просрочки. Ее нужно будет умножить на количество дней, которые прошли с момента обязанности выплатить отпускные и до момента погашения обязательств перед работником.
В законодательстве сказано, что отпускные нужно выплатить за три дня до начала отдых сотрудника. Возникает вопрос: рабочих или календарных? По этому поводу мнения противоречивы. С одной стороны, раз отпуск рассчитывается в календарных днях, то и обязательство работодатель, по идее, должен погасить за три календарных дня.
Но если брать объективное обоснование, то согласно письму Роструда № 3707-6-1 от .12. отпускные нужно выплатить за три рабочих дня.
Работодатель несет административную ответственность за невыплаты отпускных. Трудовая инспекция может наложить штраф как на организацию, так и на ее руководство. Индивидуальные предприниматели не освобождены от ответственности. Также может быть применена санкция в виде приостановки деятельности на срок до 90 дней. При неполной выплате отпускных и задержке оставшейся части задолженности на срок более 3-х месяцев, руководство также будет оштрафовано. Могут быть применены меры вплоть до уголовного наказания.
Порядок применения расходного ордера
При выдаче денег из кассы составляется РКО. Для этого может применяться стандартизированная форма или же разработанный на ее основе с учетом существующей специфики деятельности предприятия бланк.
Выписку документа осуществляет специалист из бухгалтерии, кассир и другое должностное лицо, который в силу обязанностей должен заниматься оформлением данных документов.
Основанием для выплаты наличных денег является, в большинстве случаев, заявление сотрудников, являющихся материально ответственными лицами. В нем нужно обязательно отражать цель использования денежных средств, а также визу директора. Заявление не нужно составлять только в случае выплаты зарплаты сотрудникам.
Внимание! С 19 августа 2017 года по Указанию ЦБ РФ заявление на выдачу денег можно не оформлять, если существует приказ или иное распоряжение руководства фирмы о выплате наличных по определенным направлениям.
После первоначального составления документа, он передается в кассу, в которой кассир проверяет его правильность, наличие всех обязательных реквизитов, в том числе подписи руководителя.
Как правильно выдать деньги в подотчет
Бухгалтеру при выдаче наличных денег в подотчет по расходному кассовому ордеру необходимо придерживаться определенных правил, установленных порядком ведения кассовых операций (п. 6 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Рассмотрим основные действия при выдаче денег:
- От работника принимается заявление, в котором содержится просьба о выдаче определенной суммы на указанный срок, написанное в свободной форме на имя руководителя. Проверяется решение руководителя, его подпись и дата. Вместо заявления в бухгалтерию может быть передан оформленный распорядительный документ (распоряжение/приказ). Такое заявление (распоряжение/приказ) служит основанием для выдачи денег в подотчет.
ВАЖНО! С 19.08.2017 отсутствие задолженности по подотчетным суммам не является ограничением для получения нового аванса (п. 1.3 указания № 4416-У).
- Далее в единственном экземпляре оформляется расходный кассовый ордер. Подписывается бухгалтером или руководителем (если нет бухгалтера и он (руководитель) совмещает должность бухгалтера и руководителя).
- Оформленный РКО вместе с заявлением передается кассиру, который проверяет все пункты расходника на правильность заполнения, сверяет с документом — основания выдачи.
- Кассир подготавливает деньги, проверяет личность подотчетника по полученному от него паспорту, передает ему РКО для подписи.
- После подписи работником кассового ордера кассир выдает деньги и ставит свою подпись в РКО.
- Затем делается запись в кассовой книге.
ВАЖНО! Индивидуальные предприниматели в соответствии с указанием ЦБ РФ № 3210-У с 01.06.2014 года могут по своему усмотрению не оформлять приходные и расходные ордера и не вести кассовую книгу.
Основные правила заполнения расходного кассового ордера, примеры
Образец заполнения РКО должен соответствовать следующим ключевым критериям:
- если предприятие не имеет структурных подразделений, в соответствующем пункте формы следует ставить прочерк;
- нумерация РКО должна соответствовать очередности, установленной в журнале регистрации учетных документов (форме КО-3, введенной постановлением № 88);
- в графе «Код ОКПО» фиксируются сведения из государственной статистики;
- дата составления ордера должна соответствовать дате, когда наличные средства были выданы из кассы;
- сумма прописывается в рублях с использованием запятых, например 100,45 руб.;
- в графе «Сумма» фиксируется сумма денежных средств, выдаваемых из кассы, прописью, причем количество рублей следует обозначать фразой, начинающейся с заглавной буквы, копейки — цифрами;
- аналогично правилам, сформировавшимся для графы «Сумма», заполняется графа «Получил».
Перечисленные пункты отражают проблемные, дискуссионные моменты, распространенные среди российских бухгалтеров, которые обсуждают те или иные примеры заполнения расходных кассовых ордеров.
Заполненный образец РКО-2 вы можете скачать на нашем сайте.