Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кассовая дисциплина и ответственность за ее нарушение в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Кассовая дисциплина — это соблюдение юрлицами и ИП законодательных требований по ведению наличных денежных расчетов. Это касается всех видов приходно-расходных операций с наличкой. Например, выдачи зарплаты, расчетов с подотчетными лицами, передачи выручки инкассаторам.
Что такое кассовая дисциплина
Обязанность распространяется на всех вне зависимости от режима налогообложения и способа приема наличных — через кассовый аппарат или по БСО.
Правила кассовой дисциплины определяют:
- какие документы оформлять для подтверждения наличных операций;
- как получать и выдавать наличные из кассы;
- на какие цели можно тратить наличные;
- на какую сумму можно заключать сделки при оплате наличными;
- сколько денег можно хранить на остатке в кассе.
Кто обязан соблюдать кассовую дисциплину
Кассовую дисциплину обязаны соблюдать все компании независимо от их организационно-правовой формы и применяемой системы налогообложения. На каждом предприятии должен быть локальный документ, закрепляющий порядок проведения кассовых операций. Его можно оформить в виде положения с подписью руководителя, где будет прописан порядок проведения необходимых операций:
- как будет осуществляться приём и выдача наличности;
- составление кассовых ордеров (приходных и расходных);
- правильное хранение денежной наличности;
- установление и соблюдение кассового лимита;
- ведение кассовой книги;
- сдача в банк свободной наличности.
Что такое лимит остатка кассы и как он рассчитывается
Лимитом остатка денежных средств в кассе называется сумма наличных, которая может остаться в кассе к концу рабочего дня. Так государство пытается застраховать предприятия от больших потерь в случае ограбления или других чрезвычайных ситуаций. Для установки такого лимита руководитель организации подписывает соответствующий приказ, который должны выполнять все работники предприятия. Сверхлимитные суммы должны сдаваться в обслуживающий банк для зачисления на расчётный счёт.
Приказ для установки лимитного остатка кассы утверждается организацией каждый год. Тем не менее допускается установить лимит только один раз, поскольку в законодательстве нет жёстких требований на этот счёт. Если у организации нет установленного лимита, это значит, что в конце рабочего дня в кассе вообще не должно оставаться денег, их все нужно сдавать в банк.
Если в работе предприятия происходят какие-либо изменения, оказывающие влияние на остаток наличности в кассе (например, изменения в объёме поступлений наличных денег), необходимо установить новый лимит приказом. Это можно сделать в любое время, не дожидаясь окончания года.
Процессы, связанные с движением наличности, во всех компаниях организованы по-разному. В одних организациях наличные денежные средства поступают в кассу и не тратятся, а в других — расходуются в больших объёмах (например, для погашения задолженности перед поставщиком) и не пополняются за счёт наличной выручки. Поэтому расчёт лимита происходит в зависимости от особенностей конкретной организации.
ЦБ РФ предлагает две формулы для расчёта кассовых ограничений:
- на основе поступления наличных средств;
- на основе расхода наличных средств.
Формула на основе поступления наличных средств
Если за основу берётся объём поступлений наличных денег, для расчёта используется следующая формула Лимит = Оп/Pп × П, где:
- Лим – кассовый лимит;
- Оп — объём поступлений наличности за расчётный период;
- Pп – расчётный период. Определяется юридическим лицом произвольно (продолжительность периода должна быть не более 92 дней);
- П – среднее количество дней между инкассациями или самостоятельной сдачей наличности в банк.
Важно! Период между днями сдачи выручки в банк должен быть не более 7 рабочих дней (для организаций, находящихся в местности без банковских отделений, для сдачи наличных денег — не более 14 рабочих дней).
Формула на основе расхода наличных средств
Если в основе расчёта лежит объём выдачи наличных денег, используется формула Лим = Ов/Pп × П, где:
- Лим – искомый лимит;
- Ов — объём выданной наличности за расчётный период (не включая расходы на оплаты труда);
- Pп – расчётный период (не более 92 дней);
- П – среднее количество дней между получением наличных в банке. Показатель не должен превышать больше 7 дней (14 дней для населённых пунктов без банковских отделений).
Упрощенный порядок ведения кассовых операций
Предпринимателям и представителям малого и среднего бизнеса разрешают вести учет в упрощенном формате. К примеру, они не обязаны устанавливать кассовый лимит.
Для индивидуальных предпринимателей есть отдельные послабления. Кроме освобождения от лимита, им не обязательно:
- составлять кассовые ордера;
- вести кассовую книгу.
Ответственность за нарушение порядка ведения кассовых операций
Налоговые инспекторы вправе убедиться, что бизнес ведет учет в соответствии с законом и отражает сведения в полной мере. Для этого они устраивают проверки, причем часто без предупреждения. Лучший способ подготовиться к ним — соблюдать кассовую дисциплину регулярно.
Если налоговики найдут нарушения, бизнес накажут:
- компании штрафуют на суммы 40-50 тысяч рублей;
- предпринимателей — на 4-5 тысяч рублей.
Налоговики уполномочены затребовать у бизнеса любые кассовые документы. Предоставить их нужно за один рабочий день, иначе бизнес снова оштрафуют:
- компании — на 5-10 тысяч рублей;
- ИП — на 1,5-3 тысячи рублей.
Порядок проверки кассовой дисциплины
Инспектор может контролировать порядок ведения кассы с любой периодичностью и неограниченное количество раз, т.е. теоретически даже каждый день. К тому же план проверок, утвержденный налоговой службы, не хранится в открытом доступе. Поэтому каждая организация и ИП должны быть готовы к проверке в любой момент.
На практике чаще всего контроль осуществляется раз в год, а для фирм, ранее замеченных в нарушениях – 2-3 раза в год. Инспектор выезжает на место, предъявляет поручение о проверке и сразу приступает к процедуре. Начать он может с осмотра кассового аппарата, после чего запрашивает оригиналы документов из следующего списка:
- паспорт на кассу;
- карточка регистрации;
- КМ-1, 4, 8;
- КО-1, 2, 4;
- авансовый отчет;
- книга учета расходов/доходов;
- оборот по счету;
- документы, в соответствии с которыми определен лимит наличных в кассе;
- иные первичные документы.
По результату проверки принимается решение и составляется акт. Там описываются выявленные нарушения и требования о погашении штрафа либо констатируется отсутствие таких нарушений.
Сфера действия Положения N 373-П
Положение N 373-П распространяется:
- на юридических лиц, ведущих бухгалтерский учет в соответствии с требованиями, установленными органами, которым предоставлено право регулирования бухгалтерского учета (за исключением ЦБ РФ). Напомним, что в отношении кредитных организаций действует Положение от 24.04.2008 N 318-П «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации»;
- на юридических лиц, перешедших на упрощенную систему налогообложения. Отметим, что с 1 января 2013 г. компании на УСН должны вести бухгалтерский учет в полном объеме, т.е. включая бухучет кассовых операций (п. 1 ст. 2, ст. ст. 6, 32 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). До указанной даты такие компании не обязаны вести бухгалтерский учет в полном объеме, такая обязанность предусмотрена только в части бухучета основных средств и нематериальных активов (п. 3 ст. 4 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»);
- на получателей бюджетных средств при ведении операций по приему наличных денег, включающих их пересчет, выдаче наличных денег, если иное не определено нормативным правовым актом, регулирующим порядок ведения кассовых операций получателями бюджетных средств;
- на физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица. Таким образом, теперь совершенно четко установлено, что новый порядок ведения кассовых операций должны соблюдать не только юридические лица, ведущие бухучет, организации на УСН, но и индивидуальные предприниматели.
Это означает, что индивидуальных предпринимателей обязали (как и компании):
- определять лимит остатка наличных денег в кассе и издавать приказ об установлении такого лимита (абз. 1, 3 п. 1.2, абз. 1 п. 1.3 Положения N 373-П, Приложение к Положению N 373-П);
- сверхлимитную наличность хранить на банковских счетах в банках (абз. 1 п. 1.2, абз. 1 п. 1.4, п. 6.1 Положения N 373-П). Сверхлимитную наличность можно хранить у себя только в дни выплат зарплаты, стипендий, выплат, включенных в фонд заработной платы, и выплат социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения индивидуальным предпринимателем в эти дни кассовых операций (абз. 2, 3 п. 1.4 Положения N 373-П);
- приходовать наличные деньги в кассу по приходным кассовым ордерам 0310001 и выдавать деньги из кассы по расходным кассовым ордерам 0310002, расчетно-платежным ведомостям 0301009, платежным ведомостям 0301011, заявлениям, счетам, другим документам (п. п. 2.1, 2.2, 3.1, 4.1, 4.2 Положения N 373-П);
- вести кассовую книгу 0310004 и отражать в ней все поступления и выдачу наличных денег (п. п. 2.5, 2.6, 6.1, гл. 5 Положения N 373-П);
- вести книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств 0310005 (при наличии старшего кассира) и отражать в ней операции по передаче наличных денег между старшим кассиром и кассирами в течение рабочего дня (п. 2.4 Положения N 373-П);
- оформлять кассовую книгу 0310004 и книгу учета принятых и выданных кассиром денежных средств 0310005 на бумажном носителе или с применением технических средств, включая персональный компьютер и программное обеспечение. Указанные документы, оформляемые на бумажном носителе, до начала ведения должны быть сброшюрованы и пронумерованы. Заверительная надпись о количестве листов кассовой книги 0310004 (книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств 0310005) подписывается руководителем и главным бухгалтером, а при отсутствии главного бухгалтера — только руководителем и скрепляется оттиском печати юридического лица, оттиском печати (при наличии) индивидуального предпринимателя (п. 2.5 Положения N 373-П).
Лимит остатка наличных денег в кассе индивидуальных предпринимателей
Поскольку Положение N 373-П распространяется и на индивидуальных предпринимателей (п. 1.1 Положения N 373-П), с 1 января 2012 г. они обязаны, как и компании, соблюдать порядок ведения кассовых операций, в т.ч. определять лимит остатка денежных средств в кассе и утверждать его своим приказом согласно нормам п. п. 1.2, 1.3 Положения N 373-П и Приложения к нему. В противном случае возможно наложение административного штрафа в размере от 4000 до 5000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ). Но насколько это возможно, судите сами — ведь в ст. 15.1 КоАП РФ слова «индивидуальный предприниматель» пока не появились, соответствующие изменения не внесены. На отсутствие правовых оснований для привлечения индивидуальных предпринимателей к административной ответственности по ст. 15.1 КоАП РФ указал и Президиум ВАС РФ в Постановлении от 29.06.2010 N 1411/10, правда, это было до вступления в силу Положения N 373-П.
Следует также отметить, что в отличие от юридических лиц расчетный счет в банке для индивидуального предпринимателя не обязателен, поскольку он может ограничиться в своей деятельности только наличными расчетами. В действующем законодательстве нет положения об обязательности открытия расчетных счетов в банке индивидуальными предпринимателями. Также ни одним нормативным актом не установлена обязанность индивидуальных предпринимателей вносить платежи при осуществлении хозяйственных операций исключительно с расчетного счета. Поэтому открытие счета в банке — право, но не обязанность индивидуального предпринимателя. И Положение N 373-П не может обязать физическое лицо открывать счета в банках. Однако, для того чтобы полноценно осуществлять предпринимательскую деятельность, во многих случаях открытие своего расчетного счета представляется более удобным. В то же время при отсутствии расчетного счета от индивидуального предпринимателя никто не сможет требовать сдачи наличной выручки в банк и вводить лимит остатка наличных денежных средств в кассе (как это происходит с юридическими лицами), поскольку такое требование в данной ситуации противоречит гражданскому законодательству. В таких случаях, по мнению автора, индивидуальные предприниматели, не имеющие расчетного счета в банке, вправе не рассчитывать и не утверждать лимит наличных в приказе. Ведь сдавать сверхлимитную выручку некуда.
Тем не менее не исключено, что после вступления в силу Положения N 373-П и окончательной проработки всех процедурных вопросов ЦБ РФ сможет обязать индивидуальных предпринимателей без расчетных счетов вести кассу и сдавать сверхлимитный остаток наличных денег в банк.
Требования к кассиру и его снабжение
Теперь согласно п. 1.6 Положения N 373-П кассовые операции у компании (индивидуального предпринимателя) могут вести назначенные кассиры, старшие кассиры (при наличии нескольких кассиров) или, что является нововведением, сам руководитель организации.
Кассиру устанавливается должностная инструкция или перечень прав и обязанностей, с которыми он должен ознакомиться под роспись (п. 1.6 Положения N 373-П). Положение N 373-П не содержит требований о необходимости ознакомления кассира с Положением N 373-П под роспись после издания приказа о его назначении на эту работу, о полной материальной ответственности кассира, о запрете передоверять выполнение порученной ему работы другим лицам, о временной замене единственного кассира и возложении его обязанностей на другого работника по письменному приказу руководителя, как это было предусмотрено п. п. 32 — 35 прежнего Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40.
Согласно п. 2.3 Положения N 373-П кассир снабжается печатью (штампом), содержащей (содержащим) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции (далее — штамп), а также образцами подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы. В случае ведения кассовых операций руководителем образцы подписей лиц, уполномоченных подписывать кассовые документы, не оформляются.
Это новые требования, которых не было в прежнем Порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации, утв. Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40.
Однако в новых требованиях есть некоторая неясность. Как отмечено выше, в п. 2.3 Положения N 373-П указано, что кассир снабжается печатью (штампом), содержащей (содержащим) реквизиты, подтверждающие проведение кассовой операции. Эта печать (штамп) ставится на корешок приходного кассового ордера. При этом Положение N 373-П не расшифровывает, что понимается под «реквизитами, подтверждающими проведение кассовой операции» и зачем эти реквизиты нужны на печати (штампе), ведь сам факт кассовой операции подтверждается самим приходным кассовым ордером 0310001. Можно только предположить, что разработчики документа имели в виду печать (штамп) с реквизитами организации, как это было раньше.
Ответственность за нарушения кассовой дисциплины
Виды нарушений, которые могут быть наказаны со стороны контролирующих органов:
- превышение лимита наличных по контракту над суммой в 100 т.р.;
- наличность не была оприходована;
- хранение наличных денег вне сейфа;
- наличность в кассе превышает установленный в компании лимит;
- трата выручки на цели, не предусмотренные дисциплиной.
В таблице ниже представлен перечень основных штрафов за нарушения.
| Нарушение | Наказание для ИП | Наказание для юрлица |
| Отсутствие ККТ | 25 – 50% от суммы выручки «мимо» кассы, но не менее 10 т.р. | От 75 до 100% |
| Невыдача чека или неотправка электронного чека покупателю | 2000 рублей | 10 000 рублей |
| Онлайн-касса не соответствует требованиям | От 1500 до 3000 рублей | От 5000 до 10 000 рублей |
Что представляет собой кассовый чек (и альтернативные ему документы)
Выше мы отметили, что один из основополагающих нормативных актов в области регулирования кассовых операций — Закон № 54-ФЗ, до 1 июля 2018 года действует в 2 редакциях.
Стоит отметить, что в старой редакции Закона № 54-ФЗ понятие «кассовый чек» практически не раскрывается (хотя и активно используется). По существу кассовый чек в контексте данного источника права — это первичный документ, распечатываемый на фискальном регистраторе с ЭКЛЗ (либо на уровне аналогичного по функциям технологического модуля кассового аппарата) и включающий все необходимые реквизиты для идентификации платежа, совершенного клиентом при расчете за товар или услугу.
В соответствии с рассматриваемой редакцией Закона № 54-ФЗ выдавать покупателям кассовые чеки обязаны все торговые предприятия, кроме:
- работающих по ЕНВД и ПСН;
- оказывающих услуги гражданам;
- указанных в п. 3 ст. 2 Закона № 54-ФЗ в старой редакции.
При этом, фирмы, которые работают по ЕНВД и ПСН, по требованию покупателя обязаны оформить на него товарный чек по установленной форме, а те, которые оказывают услуги — в любом случае выдать клиенту бланк строгой отчетности.
Выше мы отметили, что нормы старой версии Закона № 54-ФЗ подлежат лишь частичному применению. Это означает, что фирмы, не попадающие под указанные исключения, и обязанные применять ККТ, должны работать по новой редакции данного нормативного акта (то есть, использовать онлайн-кассы). И только в том случае, если хозяйствующий субъект претендует на исключения, по которым ККТ может не применяться, его работа в юрисдикции старой редакции Закона № 54-ФЗ будет возможна.
Важные изменения законодательства
Изменения в порядок ведения кассовых операций в 2020 году не вносились. Руководствоваться необходимо указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, последняя редакция которого вступила в силу 19.08.2017 (см. указание ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У). Этим распоряжением Центробанк:
- поменял порядок составления ПКО и РКО кассы на основании чеков КК-техники;
- ввел новое правило оформления кассовых документов в электронной форме;
- изменил оформление и порядок выдачи подотчетных сумм.
Для наглядности представим эти изменения в ведении кассы в виде таблицы:
|
Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У о порядке ведения кассовых операций |
|
|---|---|
|
Отменено/изменено |
Суть изменений в правилах ведения операций с наличными |
|
П. 5.2 утратил силу |
П. 4.1. Кассовые документы (ПКО и РКО) оформляют по окончании проведения кассовых операций на основании фискальных документов, предусмотренных абз. 27 ст. 1.1 Фед. закона от 22.05.2003 № 54 |
|
П. 5.1 изменен |
П. 5.1. При оформлении ПКО в электронном виде квитанцию к ПКО направляют вносителю наличных денег по его просьбе на предоставленный им адрес электронной почты |
|
П. 6.1 изменен |
П. 6.1. Наличие подписей ответственных лиц проверяется при оформлении документов на бумажном носителе |
|
П. 6.2 изменен |
П. 6.2. В случае оформления РКО в электронном виде получателем наличных денег проставляется электронная подпись |
|
П. 6.3 изменен |
П. 6.3. Отдельное заявление на подотчет составлять не обязательно, если на подотчетное лицо есть приказ (т. е. вернулся порядок, действовавший до 01.06.2014) |
|
П. 6.3 изменен — абзац третий утратил силу |
П. 6.3. Выдавать аванс допустимо при непогашенном долге по предыдущему подотчету |
Если ранее, до изменения порядка кассовых операций в 2012 году, контроль над кассовыми операциями возлагался на банки, то сейчас его осуществление поручено Федеральной налоговой службе. При проведении выездной налоговой проверки комиссия проверит соблюдение кассовой дисциплины в целом: не только факт наличия первичных кассовых документов и порядок учета денежных средств в кассе, но и:
- производились ли расчеты наличными деньгами сверх установленного лимита;
- как приходуется наличная выручка (включая проверку фискальной памяти ККТ);
- соблюдается ли порядок хранения свободных денежных средств в кассе;
- соответствует ли сумма остатка наличных денег установленному лимиту кассы;
- выполняются ли требования о выдаче чеков ККТ (или БСО) по требованию покупателя, установленные действующей редакцией Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ.
Какие изменения произошли в порядке ведения кассовых операций
Согласно Указаниям ЦБ РФ №4416-У от 19.06.2017, были внесены изменения в порядок оформления ПКО и РКО в части принятых и выданных денег предпринимателями и организациями, которые в своей работе используют ККТ. Данные изменения были обусловлены введением онлайн-касс, которые стали обязательными с июля 2017 года. Изменения заключаются в сверке прихода и расхода денежных средств с данными, которые передаются в ФНС в порядке онлайн.
Другое изменение коснулось ведения кассы. В настоящее время организации и предприниматели могут выдавать деньги под отчет на основании только приказа руководителя.То есть заявление от подотчетника теперь не требуется.
Составить такой приказ компании вправе в произвольной форме, так как специально разработанного бланка для документа не предусмотрено. При этом следует учитывать, что он должен включать в себя обязательную информацию, такую как:
- сумма денежных средств, которые выдаются в подотчет;
- срок, на который выдаются подотчетному лицу денежные средства.
Выдача денежных средств подотчетному лицу при наличии задолженности
Согласно порядка ведения кассовых операций, деньги подотчетному лицу можно выдать даже в случае наличия у него непогашенной задолженности. До недавнего времени это было запрещено и денежные средства можно было выдать только в том случае, если подотчетник по выданным ранее деньгам полностью отчитался. В противном случае компании грозил штраф в размере 50 000 рублей.
В настоящее время срок, на который можно выдать денежные средства в подотчет, законодательством не ограничен. Определить его руководитель может самостоятельно. Главное, чтобы подотчетное лицо в срок до 3 рабочих дней с момента окончания указанного срок, отчитался по истраченным средствам. Но, даже если подотчетный сотрудник своевременно не вернул денежные средства в положенный срок, ему не запрещено выдать новую сумму денег также в подотчет.
Для удержания из зарплаты подотчетного сотрудника денежной суммы, которую он в срок не вернул, необходимо издать приказ. Составить его следует не позднее 1 месяца со дня, как подотчетному лицу необходимо отчитаться или вернуть неистраченные деньги в кассу. Если не составить этот приказ вовремя, то удержать деньги из зарплаты можно только после получения письменного согласия от работника на удержание денежных средств. При отказе сотрудника, деньги можно будет удержать только через суд.
Учет кассы в бюджетном учреждении: вводная информация
Основные документы, закрепляющие правила учета кассовых операций в бюджетных учреждениях, таковы:
Посмотрите, что в порядке ведения кассовых операций изменилось с 30.11.2020, получив пробный демо-доступ к системе КонсультантПлюс. Это бесплатно.
О действующих НПА, регулирующих бухучет в бюджетных структурах, читайте в материале «Правила ведения бухучета в бюджетных организациях».
Бюджетные структуры руководствуются теми же требованиями Банка России, что и остальные юридические лица. Лимит денежных средств, которые могут оставаться в кассе на конец рабочего дня, не может быть превышен, за исключением дней, когда в учреждении выдается зарплата или другие социальные выплаты. Лимит рассчитывается по формуле из приложения к указанию № 3210-У. Для работы с кассой должен быть определен ответственный работник — кассир. Кассир отвечает за сохранность средств в кассе материально.
Как оформлять кассовые операции, узнайте в КонсультантПлюс. Чтобы все сделать правильно, получите пробный доступ к системе и переходите в Готовое решение. Это бесплатно.